Revisa tus hábitos para aumentar tu Productividad

Te deberá pasar, a menos a mí me ha sucedido, que a veces terminas el día y te preguntas qué fue lo que hiciste realmente este día. Sí! Haz hecho un montón de cosas pero aún así te quedas con ese vacío de no saber realmente qué fue lo que hiciste.

Te esforzaste mucho, y has terminado muy cansado pero parece que poco lograste ese día.

¿Alguna vez te tomaste el trabajo de anotar las cosas que hiciste durante el día? ¿Con que te encontraste?

Estas son algunas de las cosas que he ido descubriendo:

-Pasar una o más horas tratando de organizar el día perdiendo el equilibrio entre la planificación de las tareas y hacer las tareas.
-Encontrarme haciendo algo distinto de aquello con lo que había empezado.
-Terminar enredado en el desorden ajeno, la improvisación o las urgencias externas.
-El correo electrónico .. ufff!
-Las interrupciones.
-Sumergirte en reuniones improductivas… recontra ufff (‘reuninitis empresarial’ aguda!)

Muchas veces no le damos importancia, pero cada interrupción, cada transición de una tarea a otra nos quita mucho más que tiempo, nos quita la tan valiosa concentración. Volver a retomar lo que habíamos dejado cuesta el doble.

Son muchas las cosas que aparecen y detienen tu marcha, cosas sin importancia. Si no estás alerta será muy fácil que te desvíes de los objetivos realmente importantes que te has propuesto. ¿Cuáles son los objetivos que realmente cambiaran para bien tu día o tu semana?

Hacer una lista durante algunos días me ha ayudado a evaluar algunos hábitos.

Por ejemplo, empezaba el día con la lectura de algunos blogs y diarios; eso parecía productivo (estaba informado y era divertido) pero sumando la cantidad de minutos que le dedicaba semanalmente me di cuenta que utilizar ese mismo tiempo (y mucho menos) en planificar mi día me dejaba más horas al final de este para otras actividades, incluyendo también tiempo para distraerme y descansar.
Almorzaba en el trabajo, en mi escritorio ‘aprovechando’ para revisar mi correo;  pero al probar un cambio de este hábito me di cuenta que salir un rato, comer fuera del trabajo y despejarme me daba más ímpetu para cumplir el resto de la jornada

Revisa tus hábitos, ellos te ayudan a hacer las cosas más productivas y sirve de escudo ante las interrupciones y las cosas que aparecen sin valor.

Pienso que los hábitos sirven como defensa (sin que te des cuenta) para evitar las interrupciones y el mal gasto de tiempo, para que así no llegues al final del día preguntándote ¿qué fue lo que hice hoy?

Concentración y Ruido en el trabajo

Unos de los aspectos más importantes que deben destacarse en los ambientes de trabajo es la concentración.

La concentración nos permite unir nuestras fuerzas para desempeñarnos eficientemente en aquello que queremos producir o lograr; sin ella dispersamos y malgastamos nuestra energía.
La concentración hace que nuestros pensamientos se reúnan y nos permitan apuntar a la acción. Si entendemos sinergia como la unión de varias fuerzas para lograr una mayor efectividad, podemos comprender que necesitamos concentrarnos en aquello que estamos produciendo para que nuestro tiempo se haga productivo.

¿Cuántas veces te encuentras haciendo algo distinto de lo que habías empezado?

Necesitamos de la concentración en los ambientes de trabajo, pero también necesitamos de la voluntad para crear un ambiente propicio para que la concentración se desarrolle y se convierta en hábito y en cultura.

¿A que me refiero con crear un ambiente propicio?

Eso es variable según el tipo de trabajo, pero en general todos sabemos, por experiencia o sentido común, que evitar el ruido es un factor fundamental. Todos sabemos que es lo que nos desconcentra.
¿Por qué pararse a conversar en medio de la oficina generando molestia a otros que intentan concentrarse? ¿Por qué llamar en voz alta al que está en la otra punta, molestando a todos los que están de por medio? Celulares, teléfonos, gente que entra y sale, etc. Estos son algunos pocos ejemplos.

Hay que tomar como responsabilidad propia el hecho de no interrumpir a otra persona que está concentrada en sus labores y promover el respeto por el tiempo ajeno.

Crear un espacio físico para las reuniones de trabajo, que evite interrupciones y distracciones a los que no participan en la reunión. Evitar las urgencias neuróticas (por cierto, algo bastante difícil en muchas empresas). Establecer horarios fijos para el refrigerio, sobre todo en ambientes con mucho personal.
Algunas distracciones e interrupciones en el sitio de trabajo son difíciles de evitar, por la dinámica del trabajo, pero la mayoría pueden evitarse.

Por supuesto hay que saber distinguir las “distracciones sociales”, que son importantes en la integración del personal. No se pretende que, con tantas horas de trabajo, no compartamos momentos para comentar y conversar sobre nuestras vidas. Debemos contar con espacios, en tiempo y lugar, para estos aspectos sociales tan importantes para la integración de las personas. Si estos eventos sociales se prolongan y ocupan toda la jornada laboral, corremos el riesgo de disminuir la productividad y quizás algo peor, crear hábitos que se hacen luego se asientan en la cultura del sector.

He trabajado en muchos ambientes, todos distintos entre sí, y he visto en muchos de ellos los problemas de concentración. He visto como una persona con ganas de atender sus labores es desconcentrada (molestada) por otros discutiendo sobre las últimas noticias durante largas horas. También momentos en los que todos están atentos a su labor, pero alguien se acuerda de algún chimento y lo tira en voz alta a ver quien lo recepta, inmediatamente todos cambian su atención para discutir del tema; un ciclo que sucede durante todo el día hasta el final de la jornada de trabajo.

Aquí es cuando los límites del espacio social se han roto y la cultura del sector se ha predispuesto para la distracción.

¿Qué puedes hacer desde tu puesto de trabajo?

-Organiza tu día a primera hora de la mañana o quizás aún mejor, haz una planificación previa al final de tu jornada de lo que debes hacer mañana. Eso te ayudara a pensar en tus próximos objetivos y al cumplirlos te sentirás motivado. La motivación ayudara en tu concentración.
-Establece lapsos de trabajo para tus tareas. Fracciona tu día, ponte pequeños momentos de descanso entre ellos.
-Da a conocer a otros en qué horarios estas disponible para atenderlos.
-No estar pendiente del correo durante todo el día. Este es un mal hábito y un mal uso del correo electrónico. Solemos estar pendientes de chequear nuestro correo continuamente y al llegar alguno inmediatamente nos distraemos en responder, nos vamos del tema, nos desconcentramos.
-Planificar tus reuniones y establecer claramente los temas que serán tratados. Es muy común llenarse de reuniones donde luego se termina discutiendo temas que no estaban previstos o temas triviales que quitan tiempo a tu agenda. Informa adecuadamente a otra persona que deseas coordinar una reunión, define lugar, horario, tiempo previsto y temas a tratar.
-Establecer horarios convenidos de descanso para todo el grupo, algo así como la hora del café; también lugares específicos para esto para no asociar el ambiente de trabajo con estas actividades. Allí es el momento de charlar, reír y divertirse un rato, para luego volver distendidos a nuestras labores.
-Pedir amablemente que no te interrumpan, que necesitas terminar lo que estás haciendo. Parece una sugerencia ingenua, pero no siempre uno se anima por temor a quedar como un gruñón.

¿Tú qué haces para concentrarte?

Personalmente pienso que lo mas importante es lograr motivarte. Cuando estas motivado, cuando haces algo que te satisface o cuyo buen resultado sabes que te alegrará, será muy difícil que te distraigas.

Procrastinar

Procrastinar es dejar las cosas para el último momento, evadirlas o directamente no hacerlas. Así de simple.

Procrastinar es diferir, aplazar. “Es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.” (wikipedia)

Entre más postergues, mas abrumadora sentirás la situación y como auto-defensa buscarás, sin darte cuenta, excusas para no hacer aquello que sientes aburrido, es tedioso, difícil o estresante.

Tal vez te llenes de un montón de tareas superfluas; te dirás a ti mismo continuamente que mañana harás lo que es debido o encontrarás algo que debes hacer primero indefectiblemente.

Procrastinar es un circulo vicioso en el cual se alimenta el habito del ‘mañana empiezo’, ‘tengo tantas otras cosas para hacer’, ‘luego lo termino’, ‘me siento cansado mañana lo haré’, ‘hoy no es un buen día’, ‘debo hacer primero esto o aquello’, etc, etc y etc…

Algunas postergaciones pueden parecer poco dañinas; dejar el pago de una factura para último momento puede no ser tan grave. Pero todas las postergaciones crean hábitos y los hábitos son un bien preciado que debemos cuidar. Ellos te mantienen firme aun en los momentos de flojera.

¿Qué cosas cambiarían tu vida para mejor si las hicieras con constancia y dedicación?

El primer paso para cambiar es reconocer la situación, aceptarla. “Esto es lo que hago hoy y esto es lo que deseo mejorar al respecto”. Se trata de ser sincero contigo mismo, sin auto-engaños y sin culpas. Aceptar y luego promover el cambio (tu cambio) el que sabes te hará sentirte orgulloso de ti mismo y motivado.

Atrévete a anotar 3 cosas… tres cosas que si las haces mejorarán positivamente tu vida (tres cosas o la cantidad que creas mejor, sin exagerar).

No te aflijas pensando en lo difícil o lo largo que puedan parecer. Simplemente anótalas y luego esfuérzate por dividirlas en partes más pequeñas, en tus ‘mini-objetivos’. Empieza concentrándote solo en tu primer ‘mini-objetivo’. Veras como al concretar tu ‘mini-objetivo’ te sentirás mas motivado y eso te ayudará a encaminar tu proyecto.
En el camino tendrás momentos de flojera, no te desanimes, debes re-aprender tus hábitos y es natural que eso pase en el proceso… busca la forma de alentarte a ti mismo.

No intentes todo a la vez. No te atores pensando en todo lo que no has hecho, creando listas gigantes de cosas para hacer. Recuerda, se sincero contigo. Es importante que te plantees objetivos concretos y alcanzables, que te ayuden a motivarte. Luego será cada vez más fácil, ya lo verás.

Este video describe muy bien el hábito de procrastinar: